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書類収納に正解ナシ!各種ファイルの使い勝手を4象限マトリクスにまとめてみた

お片づけブログメディア”cataso(カタソ)”に収納マンの新しい記事が公開されましたのでお知らせします。

”学校のプリント類を全て保管したい!ファイリング方法の考え方は?”

 

片づけても片づけてもキリがないプリントなどの書類。ふと、「もっと効率が良い方法があるのでは?」と疑問を感じることもあると思います。試行錯誤のうえ、結局は今まで通りのやり方が自分には合っていた、なんてことも多いと思いますが、そんな風に時に疑問を感じて改善を試みることはとても素晴らしいことです。

というわけで、今回は各種ファイルの使い勝手について4象限マトリクスにまとめてみました

各種ファイルの使い勝手を4象限マトリクスにまとめてみた

基本的に手間が掛かるほど閲覧性が高く、その逆も言えるということで、横軸は手間の多少もしくは閲覧性の高低ではなく、手間がないことと閲覧性が高いということを相反する関係とみなし、それを横軸にしました。また縦軸は収納できる量の大小としました。

もっともスタンダードなファイルと言える2穴ファイルを中心に置き、それぞれのファイルの使い勝手を相対的に捉えて適切と思われる位置に配置しました。その判断は私の主観によるもので、収納できる量についても私が標準と考える厚みを想定しています。

以下、それぞれのファイルについて、もう少し具体的に述べていきたいと思います。

 

2穴ファイル

2穴ファイルはパンチで穴を開けてから綴じるという面倒が生じます。また、最初のほうに綴じたプリントを取り出そうとするとちょっと面倒です。しかし基本的にコストが安く、それなりの量のプリントを綴じることができるというメリットがあります。B5とB4、A4とA3など、大きさの異なる書類も綴じられるというのも便利です。

 

クリアファイル

クリアファイルは閲覧性の高いファイルの代表格と言えます。ただ、閲覧性を重視するため順番も大事であることが多く、中身の順序の入れ替えはなかなか面倒です。保存用の資料、プレゼンテーションなどに有効なファイルと言えるでしょう。

 

ルーズリーフ

ルーズリーフファイルにクリアポケットを綴じてクリアファイルのように使うこともできます。その場合、クリアファイルよりも中身の順序を入れ替えるのは楽です。ただ、バインダー部が丈夫なものを選ぶと重くなり、品質の高いクリアポケットを選ぶとコストが高くなるなど、こだわり出すと選ぶのが難しくなるという面もあります。紙のルーズリーフを綴じることもできて拡張性は高いですが、難易度が高いファイルと言えます。

 

スクラップブック

新聞や雑誌の必要な箇所だけ切り取ってオリジナルの本のように仕立て上げることができるスクラップブックはもっとも閲覧性が高いファイルと言えます。しかしながら、レイアウトを考え、切り取って、糊付けして貼るという一連の作業はかなり大変です。

 

アコーディオンファイル

マチのあるクリアホルダーが連なったスタイル、キャリングケースが仕切られたスタイルとも言えるアコーディオンファイル。一連の書類をザックリと分類して収納するには便利で、それなりに閲覧性もあると言えます。ただ、分類した書類がそれぞれ同じ量であるとは限らないため、割りと頻繁に分類の仕方を調整してやる必要があり、意外と難易度が高いファイルであると言えます。

 

ジッパーファイル

大小異なる書類や少し厚みのある書類を収納するのに適しているのがジッパーファイルです。家電の取扱説明書を収納するのにも便利。プリントを挟んでもジッパーを綴じれば中身が飛びなさないため携帯性にも優れています。

 

バインダーファイル

ルーズリーフ式のファイルもバインダーファイルと呼ぶので、この場合はZファイルやレバーファイルと呼ぶのが適切でしょうか。2穴ファイルと違って穴開けの必要がないため簡単にプリントを綴じられることがメリット。一方であまり大量のプリントは綴じられないのがデメリット。クレジットカードの明細書など量が決まっている書類や一時保管に適していると言えるでしょう。

クリアホルダー

数枚のプリントを束ねておくのに便利なクリアホルダー。収納するというよりは一時保管や、書類が傷まないように保護するのが目的と言ったほうが適切かもしれません。大量に使いすぎると必要な書類を探すのが大変ですので、一定期間が過ぎれば中身を処分するか保存用のファイルに移すのが賢明でしょう。

 

というわけでどれも一長一短ですし、たとえば2穴ファイルの表紙裏にポケットが付いたものなど、デメリットを補う合わせ技的なファイルもあります。基本的にはニーズに合わせて選ぶべきかと思いますが、個人的にはあまり多種多様なファイルを使い分けるのは良くないと感じます。結局、片づけるのが一番面倒なので、シンプルなファイルを使うほうが手間がないのです。もっと言えば、できるだけ紙のまま保管せずにデータ化してしまったほうが良いと思います。

 

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