書類の収納にクリアホルダーを使う人は多いと思います。私もよく使います。100円ショップでも購入できて、1枚あたりのコストは10円程度と手頃ですからね。書類に穴を開けることなく複数枚の書類を束ねることができ、汚れたり折れないようにする効果も期待できます。
一方で、良いことばかりでもありません。今回は改めて書類の収納にクリアホルダーを使うメリットとデメリットについて考えてみましょう。
クリアホルダーを使うメリット
書類の収納にクリアホルダーを使うメリットとデメリットを改めて考えてみたところ、メリットのほうが圧倒的に多いです。ですが、今回は敢えて3つに集約してみました。
- コストが安い
- スペースを取らない
- 書類が傷みにくい
コストが安い
クリアホルダーは100円ショップでも手に入れることができ、1枚あたり10円と非常にコストが安いです。それなのに耐久性は十分であると言え、繰り返し使用することができます。
私自身、クリアホルダーはよく使いますが、10年以上前に20～30枚を買ってからは一度も買い足していません。不要になった書類を捨てれば、何度でも使い回しできるからです。
スペースを取らない
クリアホルダーの厚みは1mmにも満たないため、ストックしておいてもスペースを取りません。だから余裕を持ってストックすることができて、サッと書類を収納することができます。カバンの中に常に1枚を忍ばせておいても便利です。
封筒も同様の効果を得ることができますが、封筒の表に内容を書きこまない限り中身が分かりません。その点、クリアホルダーは透明なので改めて内容物を書き込まなくてもすぐに中身が分かります。
書類が傷みにくい
数枚の書類を手軽に束ねる方法としては他に、クリップで留める、ステープラーで綴じるなどといった方法が考えられます。しかし、これらの方法では書類全体を保護することができません。クリアホルダーなら書類全体をカバーすることができます。
また、ステープラーで綴じてしまうと書類に穴を開けてしまいます。クリアホルダーなら書類に穴を開ける必要がないばかりか、サイズの異なる書類を一つにまとめやすいです。
クリアホルダーを使うデメリット
書類の収納にクリアホルダーを使うデメリットはあまり頭に思い浮かびません。強いて言えば本棚に立てた場合に少し問題が生じることくらいでしょうか。
- 本棚に並べるとどれがどの書類か分かりにくくなる
- 本棚に立てると滑りやすく自立しない
本棚に並べるとどれがどの書類か分かりにくくなる
クリアホルダーのメリットのひとつは薄くて場所を取らないことですが、それが逆にデメリットになり得ます。クリアホルダーに収めた書類を本棚に並べると、背表紙がないためにどれがどの書類だか分かりにくくなってしまうのです。
一方で、クリアホルダーに書類を入れるときは「とりあえず」の要素が強いと思います。時系列に並べることで、書類を探しやすくすることができます。埋もれて困る書類は背表紙のある2穴ファイルやバインダーファイルなどに収納するようにしましょう。
本棚に立てると滑りやすく自立しない
クリアホルダーはポリプロピレンでできているため、本棚に立てて並べようとすると滑ってL字型に曲がってしまいます。薄いのですからこれはまったく仕方がないことですが、この問題はファイルボックス
ちなみに、クリアホルダーはポリプロピレン製のため、ホコリを吸い付けやすく汚れやすいというデメリットもあります。やはりクリアホルダーは書類を短期的に「とりあえず」収納するのに向いていると言えるでしょう。逆に言うと長期保管が必要な書類は2穴ファイルに綴じるなり、スキャンしてデータで保管することが望ましいと言えます。
「とりあえず」「分類しにくい」書類の収納にこそ便利
書類に限らず、収納で一番厄介なのは、どのように分類して良いのか分かりにくいモノです。仕事で使う書類の場合、たとえば1件の得意先に関連する書類であれば決められたファイルに収納すれば良いですし、家庭の場合は子供別や教科別にプリントを保管すれば良いと言えます。しかし、今までに扱ったことのない書類の場合は収めるべきファイルが決まっていません。そんなときに「とりあえず」書類を収納するのに便利なのがクリアホルダーなのです。
だからついつい便利にクリアホルダーを使ってしまうのですね。それはもちろんOKです。実際、私もいろんな案件を扱うため、分類できない書類を1～2年の間クリアホルダーに挟んだまま本棚に放置しています。そして本棚に収納スペースがなくなった段階でそれらを見直し、バッサバッサと不要な書類を捨てていくのです。
気軽に使えるからこそ便利なクリアホルダー。必ずしも万能とは言えませんが、「とりあえず」「分類しにくい」書類を処理するには十分と言えるほど便利だと思います。
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