「書類は全捨てが基本」と言われることがあります。これはつまり、書類は全て取っておくのが基本ではなくて、必要なもの以外は全て捨てるのがセオリーという意味です。
「悩むなら全部捨ててしまったほうが早い」というのとはちょっと違います。そりゃあ、そういう表現は勇ましくて気持ちが良いと思いますよ。しかし、それを真に受けて後で後悔することになっても誰も責任を取ってくれません。
なので、私はクライアントに対して、「悩むものは全部キープで良いですよ」と言うようにしています。「全捨てが基本」とは真逆です。
「それでは片づけが進まないのでは？」と思われるかもしれません。しかし、幸か不幸か、書類が片づかないと言っている人で他のモノは片づいている人はほとんどいません。書類の片づけは言わばラスボスなのです。キッチン、押入れ、クローゼット、納戸など、基本に忠実で分かりやすいところから片づけを進めていって、リビングや書類の片づけは最後に回すようにしましょう。
とは言え、いくつものダンボール箱に書類が入っているお宅というのも少数派でしょう。今回はダイニングテーブルの上に書類の山ができてしまっている程度のお宅にターゲットを絞って、書類の「捨て基準」を紹介したいと思います。
ダイレクトメールなどは「今すぐ捨てる」が基本
自分で収集してきた書類を収納するだけでも大変なのに、一方的に送り付けられるダイレクトメールにエネルギーを使っている余裕はありません。疲れて帰宅してポストに入ったダイレクトメールを見るとついつい「あとでチェックしよう」と思いがちですが、基本は今すぐ捨てるものと考えましょう。ダイレクトメールは「基本は捨てる」、「例外的に保管」するのです。
そしてそれは「今すぐに」実行しなければなりません。また明日も一方的にダイレクトメールが送りつけられるからです。お得なセールのお知らせを受け取ったら「行こうかなー、どうしようかなー？」と考えるのではなく、その場で「行くか行かないか？」を判断し、行くなら手帳に予定を書き込み、行かないならゴミ箱に捨ててしまうのです。
クレジットカードなどの明細書はチェックして処分or保管
クレジットカード、電話、銀行預金などの明細書の扱い方については、人によって変わることが多いと思います。ですがハッキリと言えることは、封筒に入れたまま保管するのはNGだということです。クレジットカードなどの明細書には必ずと言って良いほどダイレクトメール的なお知らせが同封されています。それは通常のダイレクトメール同様に「今すぐ処分」を基準に処理しなければなりません。
残る明細書本体については、できるだけ速やかにチェックしましょう。私の場合は他の書類と一緒に机の上に積み重ねて置いて、時間のあるときにチェックするようにしています。チェックして問題がなければ今すぐ捨てても良いですし、それはちょっと不安を感じるようであれば通常は1～2年分をバインダーファイルに綴じて保管することをオススメします。私の場合は個人事業主であるため5年分をバインダーファイルで保管しています。
ちなみに私はできるだけ大きな買い物はクレジットカードを使って支払います。もっと言えば、できるだけネットショップで購入します。そのほうがいつ、どこで、いくらで購入したかが容易に把握できるからです。
学校からのプリントも「今すぐ捨てる」が基本
ほとんど一方的に子供の手によって届けられる学校や幼稚園などのプリントも「今すぐ捨てる」が基本で良いと思います。必要なのは紙そのものではなくそこに書かれている情報です。必要な情報はすぐに手帳に書き写すか、スマホで写真を撮って情報を保管するようにしましょう。エバーノートやGoogle Keep、LINE Keepなどのアプリを使うのも良い方法だと思います。
レシートは全捨てor封筒に入れて保管
医療費控除などを含む税務上必要なケースを除いては、レシートは「全捨て」で問題ないと思います。保管する場合は使用済みの封筒に月別に分けて保管しておけば良いでしょう。
病院や薬局の明細書のほか、重要と思う領収書については、封筒やジッパーファイル、レターケースに入れて保管すれば良いでしょう。もちろん、医療費控除の必要がない方は「全捨て」で構いません。
年賀状や友人からの手紙はどちらでも良い
「年賀状はどれくらい保管しておけば良いのですか？」と聞かれることが多いのですが、簡単に言うと私は「お好きなように」と答えています。友人からの手紙も同様です。
私の場合で恐縮ですが、年賀状も友人からの手紙も全部キープしています。別に見直すこともないですし、思い出の品だと思っているわけでもありません。年賀状を100枚束ねても2～3cmです。つまり文庫本1～2冊程度の大きさです。それらが部屋中に散らばっていれば問題ですが、一ヵ所にまとめてあれば何も問題ありません。捨てたくなったり、捨てる必要が生じたときに、捨てれば良いだけの話です。携帯電話に届いたメール程度のものと考えれば良いのではないしょうか。
「その他」の書類は仲間を見つけて一緒に収納
ダイレクトメール、クレジットカードなどの明細書、学校のプリント、レシートなど、定期的に、一定量、手元に届く書類については、上記のようにパターン化しておけば基本的には問題ありません。それぞれのパターン化はどんな方法でも良いのですが、パターンを決めていないと書類が片づくことはありません。そしてこれは書類に限らず、他のモノでも言えることです。
むしろ問題は、ダイレクトメール、クレジットカードなどの明細書、学校のプリント、レシート以外の、分類しにくい「その他」の書類です。たとえば必要で取り寄せた住民票。一応、用は済ませたものの、1年以内にまた必要になるかもしれません。その場合はたとえば役所関係の他の書類と一緒に保管するとか、印鑑証明と一緒に保管するとか、関連性の高いものと一緒に収納すると良いでしょう。関連性の高いものを見つけて仲間に入れてあげることは収納でもっとも大切なスキルのひとつです。
書類の整理に「とりあえず箱」は要らない！
「その他」の書類には重要でない書類は多いです。また、クレジットカードの明細書のようにすぐにチェックするのは難しいこともあると思います。そういう場合は置き場所を決めて積み重ねておけば良いでしょう。そのときに「とりあえず箱」を用意しておくという収納アイディアがありますが、それについては私は否定的です。
前述したように、年賀状を100枚重ねても厚みはたった2～3cmです。では深さ5cmの「とりあえず箱」に書類を積み重ねるとどうなるでしょう？ハガキなら200枚、それよりも薄い学校のプリントならもっと大量の書類が積み重ねられることになります。この膨大な量の、しかも分類されていない書類を、「ちょっと時間ができたときに」整理できるでしょうか？
書類を片づけようと思ったらすごく時間が掛かります。それなのにいくら頑張っても捌ける量は知れています。これほど片づけの労力が報われないモノは他にありません。
だから書類は「今すぐ捨てる」が基本なのです。面倒だから「全捨てが基本」と言ってしまっても良いほどで、報われないから「全部キープでも問題ない」のです。非常に面倒に思われるかもしれませんが、これくらい意識改革をしないと書類が片づくことはないのです。
関連記事
コメント