書類の収納は「3種の神器」でほぼ解決!書類はデータ化して残りはミニマムに

書類の収納方法って本当に難しいと思います。人それぞれ収納したい書類に違いがあり、その頻度やこだわりにも違いがあるため、一概にこれという方法を指南するのは難しいからです。

もっとも、それを言ったら書類以外のほうが人によってニーズが異なるためもっと難しいわけですが、書類の収納には変なこだわりが多いんですね。ぶっちゃけ、「そもそもそれ取っておく必要あるんですか?」とか、「理想が高いことは良いですけどそんなにハードル上げて大丈夫ですか?」と思うことが非常に多いです。



書類の収納に困ったら多すぎることを疑ったほうが良い

ファイルがすべてビシーッと揃っていて、しかも背表紙にラベリングされていたりすると美しいです。しかし一般家庭にはそもそもそんなに多くの書類は必要ありません。また、収納すべき書類の種類や大きさ、使用頻度などがそれぞれ異なるので、ファイルが揃うはずもありません。おまけに、キッチリとしたことをやろうとすれば、毎日キッチリ書類と向き合わなくてはなりません。

衣食住の収納でカギを握るのは、洋服(衣)、食品(食)、書類(住)だと私は考えています。毎日外食をする人は除いて、これら3つには毎日触れることになります。しかしそういう風に認識している人って、たぶんあまりいないと思います。

毎日触れるモノなら、効率良くパターン化しておいたほうが良いですよね。量はできるだけ少なく、全体を把握しやすく、動線はコンパクトに。いくつかのルールを決め、ルーティンワークにしてしまうのです。

一方でそれらが片づけられないという人は、量は意識せず、あちこちに分散させてしまい、動線は長く、ルールが決められず、やったりやらなかったりということになってしまっています。そうすると「どうやって収納したら良いのか分からない」ということになるわけですが、それは収納方法の問題ではないのです。量を意識し、分散させず、動線を短くなるようにし、ルールを決め、毎日実行する習慣を身に付けなければならないのです。

つまるところまず量が肝心。書類の収納に困ったら書類が多すぎることを疑ったほうが良いでしょう。

書類の収納は3種の神器でほとんど解決

書類収納の3種の神器(2穴ファイル、ジッパーファイル、クリアホルダー)

私は毎日キッチリと片づける性格ではないので、衣食住の収納のカギを握る洋服、食品、書類はできるだけコンパクトにまとめるようにしています。洋服は1枚買ったら1枚捨てます。食品は週末には冷蔵庫の中がほぼ空になります。もっとも最近は、空いたスペースに妻がどんどん進出してきて困っておりますが(苦笑)

それはさておき、書類については毎日届く郵便物は基本的にすぐに処理するものの、進行中の書類はクリアホルダーに入れた状態で溜まっていきます。とは言え、それも基本的にはパソコンの中にデータがあるので時期を見て処分、顧客関係の資料は2穴ファイルで管理しています。あと、薄いカタログや家電の取扱説明書などは100均のジッパーファイルに収納しています。

そうすると、クリアホルダー、ジッパーファイル、2穴ファイルの「3種の神器(?)」さえあれば書類の収納はほぼ事足りるということになります。あとはせいぜいバインダーファイルくらいでしょうか。やっぱり定番として使われる書類収納グッズは、使われる理由があるのだと思います。入手も容易ですし、価格も手頃、使い方もシンプルで合理的です。

洋服にしろ、食品にしろ、書類にしろ、毎日目をギラギラさせて片づけるのはしんどいと思います。ちょっとゆるいくらいがちょうど良い。

そうするとやっぱり量を決めておくことは最低限必要です。もっと言えば、できるだけ持たないほうが良いですね。特に書類はデータ化すれば物理的にはほとんど持たなくても問題ありません。パソコン、スマホ、タブレット、スキャナーなどの活用でほとんどの書類がデータ化可能です。ネットショッピング、クレジットカード、手帳アプリなどの活用で、ライフログをデジタルに残して検索しやすくすることもできます。

どうしても必要な書類だけを三種の神器で保管して、あとはすべてデータ化する。必要なのは基本的に書類そのものではなくてそこに書かれた情報なのですから、やはり物理的に収納しようとするよりも、できるだけ収納しなくて良いように習慣から変えることが大切だと思います。

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コメント

  1. MAO より:

    書類関連、紙モノは、片付け収納で一番悩ましいところです。
    収納に到るまでの、どう分類するかもあるのですが、一番のポイントというか悩む原因が、「いつまで持っていればいいのか」という期限ではないかと思います。
    保険関係でも証書以外にいろいろと来たり、クレジットカードの明細書、医療費関係のもの、学校の関係のものなどなど。
    たいていは、「これ、よくわからないし、捨てて後から必要だったとか言われたら困るし……」で、結局とっておくというのがよくあります。
    こういう「わからないので捨てられない」部分が明確になったら、割と簡単に処分したり、保管することができるようになると思います。
    請求書・明細の有効期限は2年とか、なにかわかりやすいものがあると良いなあと、いつも思います。

    紙ものについては、収納そのもののノウハウよりも、「保管期限」「有効期限?」のような情報があるといいなと思います。

    • 収納マン より:

      MAOさま

      こんにちは^^

      私の経験から言うと、書類の保管期限を一概に言うのは難しいですねー。

      私自身はプライベートではネット上のライフログだけで十分です。
      買い物は購入履歴で分かりますし、必要なことは手帳アプリに記録していますので。
      もちろん保険証券は取ってありますけど、それもネットのほうが調べやすかったりします。

      クレジットカードの明細書や医療費については税務上必要なものはもちろん取ってありますけど、プライベートでは再び見直すことはありません。
      ハッキリ言って、個人的には紙の書類は全捨てでもまったく問題ないと感じています。

      ただ、私が仕事としてお伺いするお宅では明言しないようにしています。
      個人的な経験則も滅多に言いません。

      それはデジタルへの依存度によって変わるという側面もありますが、人によっては過去のことが気になって仕方がないということがあるからです。
      ふと、去年の今日は何をしていたかと気になって、眠れなくなったりする人がいます。
      この商品はいつどこでいくらで買ったか分からないと気が済まないという人もいます。

      そうなってくると本当に書類は1枚も捨てられません。
      また膨大な量の書類をかなりの時間を割いて管理する必要があります。

      正直言ってそれは現実的な対処法とは言えないのですが、私としてはそういう不安感を否定するわけにもいきません。
      デジタルを活用したほうが良いですよと言っても抵抗があるようですし、じゃあ代わりに他のモノを減らしましょうかと提案しても、あーだこーだとおっしゃって減らさないことがほとんどです。

      このレベルに達すると、結局、何かしらにつけて不安感を感じてしまうのだと思います。
      というか、安心感が足りないのではないかと思います。

      ともあれ、MAOさんの場合はそこまでではないと思います。
      私が示す基準は基本的に、過去にそれがなくて困った経験がどれくらいあるかを明確にしていただくことです。
      証書関係は除き、だいたいは2年を過ぎたものは必要ないことがほとんどだと思うのですが…。

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